Soru bir haftadır çeşitli vesilelerle katıldığım toplantılarda kafamı kurcalıyor. Toplantılardan biri büyük bir yazılım projesi, bir diğeri ise küçük bir işletmenin basit bir sürecini çözecek özel bir yazılımın analiz toplantısı. Ölçek olarak birbirlerinden çok farklı olsalar da temel özellikleri aynı. Bir ihtiyacı gideren bir yazılım almak. İşletmeler bilgi sistemlerine yıllardan beri yatırım yapıyorlar. Artık “işletmelerin bilgi sistemi yatırımları yapması gerektiği” noktasında değil “bilgi sistemi yatırımlarının etkinliği ve işletme yönetimine katkısı”nı konuşuyor noktadayız. Çünkü işletmeler zaten yıllardır bu sistemlere yatırım yapıyorlar. Ancak yapılan yatırımlar bir bütünlük arz etmiyor. İşletme hızla büyüdüğü için geçirdiği her evrimde gelişen ihtiyaçları için yeni yazılımlar satın alıyor.İlk kurulduğunda fatura kesmek, cari hesap takip etmek için çıktığı yola sonrasında üretimi, lojistik süreçlerini, crm uygulamalarını ve belki b2b uygulamalarını ekliyor. Tüm bu sürecin sonunda bu gelişim sürecini çok iyi planlamamış ve yönetememişse sorun yaşamaya başlıyor. Ya 2-3 yılda bir program değiştirmiş ve kaynaklarını boşa harcamış oluyor ya da yamalı bir bohçaya benzer farklı veri gruplarıyla çalışan farklı programları entegre etmeye çalışıp verimsizlik yaratıyor. Görevi işletmenin etkinliğine katkı sağlamak olan yazılım altyapısının kendisi verimsizlik aracına dönüşebiliyor. Verimsiz bir bilgi sistemi süreç verimsizliklerine, yanlış kararlara ve en önemlisi departmanlar arası çekişmelere yol açıyor. Bu da işletme için ciddi bir zaman kaybı demek.
Rekabetin süreç verimliliğini kaçınılmaz kıldığı günümüzde iyi bir bilgi sistemi işletmelerin en öncelikli yatırımı olmalı, bilgi iyi yönetilmeli ve kurulan sistemler verimlilik sağlamalı. Bilgi sistemi günümüzde süreçlerin insandan bağımsız ve verimli hale getirilmesini sağlayan, bireysel zeka ve beceriyi değil, kurumsal zekayı ön plana çıkaran ve işletmelerin dijital sinir sistemi sayılabilecek bir performansla hızla bilgi paylaşımını destekleyen bir araç olmalı. Yani hayatımızı kolaylaştırmalı, tüm süreçlerimizi kapsamalı, işimizi ve süreçlerimizi standart hale getirmemize katkı sağlamalı ve her sürecin karnesini yöneticilere anında raporlayabilmeli. Peki, nasıl böyle bir sisteme sahip olacağız?
Öncelikle bunun bir yazılım yatırımı konusu olmaktan çok bir yönetim fonksiyonu olduğunun farkına varmalıyız. Bilgi yönetimi, satın alma gibi, finans gibi, insan kaynakları gibi temel bir yönetim fonksiyonudur. Önemsenmelidir, yönetilmelidir, geliştirilmeli ve planlanmalıdır. Yani konu, parasını verip bir yazılım satın almaktan biraz farklı. Neden yazılım satın aldığınızı, hangi eksik yanlarınızı tamamlamak istediğinizi, beklentilerinizi iyi tahlil etmelisiniz. İşletmede kötü giden her şeyi bir yazılım satın alarak çözmeniz zor. Ancak bu türden bir yatırımı bir fırsat olarak görüp süreçlerinizi iyileştirebilir ve bunu yapacağınız doğru bir yazılım yatırımı ile bu iyileştirmeleri garanti altına alabilirsiniz.  Tabi yazılım ve bilgi sistemi projelerinde farklı davranmayı öğrenmek, bu konudaki uzmanlıklara önem vermeyi öğrenmek de gerekli.
Bir kalite belgesi alırken bile aylar süren danışmanlık hizmetleri alan, hazırlanan, emek, zaman, para harcayan işletmeler yazılım satın alırken de bu projenin geleceklerini ve tüm süreçlerini derinden etkileyecek bir araç satın aldıklarını anlamak durumundalar.
Eğer anlamazlarsa iki yılda bir program değiştirmeye ya da yamalı bohçayı andıran bilgi sistemleri ile yaşamlarını sürdürmeye devam ederler. 

Yazarın Diğer Yazıları İçin Tıklayınız